|
Rozpacz to cena, jaka płacimy za postawienie sobie nieosiagalnego celu.
Graham Greene
Organizacja pracy i zarzadzanie czasem maja z soba wiele wspólnego.
Dobra organizacja pracy stwarza warunki do efektywnego
wykorzystania czasu. Zła organizacja pracy działa podstepnie. Kazda
czynnosc zabiera odrobine wiecej czasu niz powinna, a ze dzieje sie
tak dzien za dniem, nieuchronnie obniza sie twoja efektywnosc.
Nawet drobne błedy w organizacji pracy moga miec istotny wpływ
na zmniejszenie efektywnosci, poniewaz powtarzaja sie przy wielu
czynnosciach. W najgorszym przypadku brak dobrej organizacji
pracy powoduje prawdziwe kłopoty, bo zle zorganizowana osoba:
- nie moze znalezc potrzebnych informacji czy dokumentów,
- ma zamet w kalendarzu,
- przeskakuje od zadania do zadania, próbujac zdazyc
z nakładajacymi sie terminami,
- jest zle przygotowana i spóznia sie na spotkania,
- ciagle przybywa jej papierkowej roboty,
- nie ma jasnych priorytetów,
- pracuje w bałaganie,
- ma problemy w komunikowaniu sie z innymi i zle prowadzi
dokumentacje.
W rezultacie osoba taka podwaja wysiłek, marnuje czas, nie dotrzymuje
terminów, a efekty jej pracy sa niewystarczajace, choc na
pozór włozyła w ich osiagniecie odpowiednia ilosc czasu i wysiłku.
Co gorsza, taka kiepska wydajnosc jest doskonale widoczna i wpływa
na prace innych. Osoby bezposrednio współpracujace z kims zle
zorganizowanym same wpadaja w tarapaty, a winowajce uwazaja
za niesolidnego. Zła organizacja wpływa wiec nie tylko na biezaca
prace, ale równiez na szanse rozwoju kariery.
Mam nadzieje, ze powyzszy opis nie dotyczy ciebie (beznadziejnie
zle zorganizowana osoba z cała pewnoscia nie siegnełaby po
niniejszy poradnik). Jednak wiekszosc ludzi dostrzega u siebie pewne
elementy złej organizacji pracy. Łatwo sobie wyobrazic, ze nawet
tylko czesc powyzszych punktów miałaby bardzo negatywny wpływ
na nasza prace. Zwykle nie trzeba zreszta uruchamiac wyobrazni,
twoja pamiec na pewno podsunie ci odpowiednie przykłady.
Wykazanie wad złej organizacji pracy jest prostym zadaniem. Jak
jednak dobrze zorganizowac prace, i to na stałe? Podstawa jest plan.
Zajmiemy sie wiec, podobnie jak w poprzednim rozdziale, tworzeniem
planu, a takze jego realizacja. Nastepnie omówimy szereg rozmaitych
czynników pozytywnie wpływajacych na organizacje pracy.
Niektóre z nich to proste pomysły, majace jednak istotny wpływ na
dobra organizacje, inne maja fundamentalne znaczenie. Wszystkie
bedziesz musiał prawdopodobnie nieco dostosowac do swoich
metod pracy. Jednak wiele z nich łatwo przekształcisz w nawyki
i nie bedziesz marnował czasu na zastanawianie sie nad ich implementacja.
Najpierw jednak zajmiemy sie planowaniem.
Opracuj plan
Opracowanie planu to cos wiecej niz wypisanie listy rzeczy do zrobienia.
Zadania trzeba zapisywac w odpowiedni sposób i równiez
w odpowiedni sposób na biezaco uzupełniac plan. Mozna to zrobic
nastepujaco:
- Spisz zadania. Lista musi byc wyczerpujaca, choc w formie
krótkich notatek. Trudno pracowac z bardzo rozbudowanym
planem.
- Oszacuj jak najdokładniej czas, jaki zajmie wykonanie
kazdego zadania.
- Dodaj czas na nieprzewidziane wypadki. Zazwyczaj wszystko
zajmuje wiecej czasu, niz oszacowano. Uwzglednij równiez
powtarzajace sie czynnosci, które wykonujesz codziennie
na biezaco.
- Ustal priorytety. To kluczowy, niezwykle istotny aspekt
zarzadzania czasem.
Zagladaj w ciagu dnia do planu i analizuj go dokładnie raz dziennie.
Ja robie to pod koniec kazdego dnia pracy, aktualizujac plan zgodnie
z tym, co wydarzyło sie w ciagu tego dnia, a do tego przegladam
go szybko codziennie rano, gdy przychodzi poczta. Wazne, zebys
robił to wtedy, gdy ci to odpowiada.
Proces ten powinien stac sie nawykiem. Podjecie innych koniecznych
działan zalezy od tego, jaki charakter ma twoja praca i jak
wyglada twój dzien pracy. Gdy w ciagu dnia pojawi sie nowe zadanie,
zastanów sie nad nim i dodaj do listy od razu albo odłóz i wpisz
do planu podczas najblizszego przegladu. Bardzo uzyteczne sa,
moim zdaniem, zółte karteczki do przyklejania. Nie wiem, jak sobie
radzilismy, zanim sie pojawiły. Mozna ich uzyc do zrobienia
krótkiej notatki i przykleic do planu, a dopiero pózniej wprowadzic
dana informacje na stałe.
Powyzszy proces przegladania planu i wprowadzania zapisów
to fundament efektywnego zarzadzania czasem. Rozmaite systemy
zarzadzania czasem proponuja szczegółowe układy zapisu,
podziały, nagłówki itd. Taki system moze okazac sie pomocny,
jednak prosty, samodzielnie wypracowany system równiez powinien
sie doskonale sprawdzic. Wydzielenie gotowych rubryk czy
zastosowanie drugiego koloru moga usprawnic prace z planem. Jesli
bedziesz sumiennie dokonywał wpisów i skrupulatnie przegladał
plan, zapanujesz nad sytuacja i na pewno o niczym nie zapomnisz.
Podziel zadania na grupy
Jesli mamy bardzo duzo zadan do wykonania, to ich lista staje sie
długa, a wiec nieczytelna i nieuzyteczna. Jedynym sposobem jest
zastosowanie podziału zadan na grupy. Dzielenie zadan na kategorie
jest najwazniejsza zasada efektywnego zarzadzania czasem.
I w tym przypadku rózne systemy proponuja własne metodologie
podziału. Jedynym kryterium wyboru powinna byc twoja wygoda.
Uwazam, ze istotniejsza od szczegółowej konfiguracji systemu jest
po prostu liczba kategorii. Trzy lub cztery to idealna liczba, z która
łatwo bedzie pracowac. Nie jest tez szczególnie wazne, jak nazwiesz
te kategorie. Moga to byc na przykład nastepujace kategorie:
- Priorytet
- Wazne
- Na teraz
- Potrzeba wiecej informacji
- Do przeczytania
To tylko propozycje, niektórzy nazywaja swoje kategorie po prostu
A, B i C. Potrzebne beda ci równiez inne kategorie, jak: Do akt, Telefon,
Do napisania, Do podyktowania. W zaleznosci od rodzaju
pracy i stanowiska moga przydac sie równiez inne kategorie, na
przykład PROPOZYCJE, NOTOWANIA, nazwy produktów,
działów czy systemów. Zastosowanie tych kategorii wiaze sie oczywiscie
z papierkowa robota. Na tym etapie istotna jest odpowiedz
na pytanie, ile kategorii i o jakich nazwach bedzie ci odpowiadac,
a takze dbałosc o zgodnosc systemu ze sposobem, w jaki zorganizowane
jest miejsce pracy (biurko). Liczba kategorii moze na przykład
odpowiadac liczbie segregatorów, a oznaczenia kategorii
oznaczeniom na dokumentach (nawiasem mówiac, lepiej unikac
stosowania kolorowych oznaczen w pracy całego biura ze wzgledu
na duza liczbe osób nierozrózniajacych kolorów).
Patrick Forsyth Powyższy tekst jest fragmentem książki "Efektywne zarządzanie czasem" . |
Artykuły 
