|
Jest to technika ustalania priorytetów zaczerpnięta bezpośrednio
z zarządzania projektami. Pomaga ocenić, czy dany projekt może
i powinien zostać wykonany przez Ciebie, a także czy potrzebne
są dodatkowe informacje. Jeżeli zostanie Ci zlecona realizacja
niejasnego zadania, dla którego nie możesz znaleźć rozwiązania,
warto przed dalszą pracą przeprowadzić test SMARTS. Zastosowanie
testu pozwoli Ci także uzyskać informacje potrzebne do
konsultacji z szefem. „SMARTS” to akronim następujących słów:
Specific (ściśle określone). Czy jest to konkretne zadanie?
Czy jest to jedno zadanie, czy raczej zbiór mniejszych projektów?
„Kup bochenek razowego chleba” to przykład konkretnego zadania.
Natomiast polecenie: „Upewnij się, że spiżarnia jest dobrze
zaopatrzona” jest ogólnikowe.
Measurable (wymierne). Czy możliwe jest dokładne ustalenie
parametrów zadania? W jaki sposób możesz określić, że zostało
ukończone? Kiedy się zaczyna? W którym momencie się kończy?
„Proszę przygotować nowy projekt witryny internetowej firmy”
nie jest wymiernym zadaniem. Czy projekt ten należy uznać za
ukończony w momencie publikacji witryny? Kto jest odpowiedzialny
za utrzymanie strony, jej aktualizację i korekty? Czy jest to
część projektu, czy osobny projekt? Co definiuje parametry zadania?
Achievable (osiągalne). Czy możliwe jest wykonanie zadania?
Jeżeli poprosisz mnie o położenie ceramicznych kafelków w Twoim
mieszkaniu, a ja nie posiadam odpowiedniego doświadczenia
i umiejętności, nie jest to zadanie możliwe do realizacji — bez
względu na zaoferowaną ilość pieniędzy lub czasu.
Realistic (realistyczne). Załóżmy, że posiadam odpowiednie
kwalifikacje i doświadczenie w kładzeniu ceramicznych kafelków.
Jeżeli na wykonanie tej pracy potrzeba 2 dni, a ja nie mam nic
innego w planach, mogę to zrobić — dwudniowy termin będzie
realistyczny. Jeśli jednak mój grafik jest zapełniony i nie będę
w stanie nawet zacząć pracy w przeciągu następnego tygodnia,
zobowiązanie się do realizacji projektu w ciągu 2 dni nie mogłoby
zostać przeze mnie wypełnione — mimo że posiadam odpowiednie
umiejętności.
Time-oriented (określone w czasie). Czy istnieje harmonogram
lub ostateczny termin na wykonanie zadania? Zachodzi tu ścisły
związek z „wymiernością” zadania — muszę znać nie tylko moment
rozpoczęcia i zakończenia projektu, lecz także konkretne
daty rozpoczęcia, zakończenia, podsumowania, dostaw itp. Bez
ściśle określonych terminów łatwo jest stracić poczucie upływu
czasu lub też zostać zmuszonym do zastosowania metody ścieżki
krytycznej.
Signed-off (zlecone przez konkretną osobę). Komu podlegam?
Kim jest osoba, do której mogę się zwrócić z pytaniami i która
odbierze projekt? Dla kogo pracuję?
Test SMARTS pozwala upewnić się, że przed rozpoczęciem
konkretnej pracy zaangażowane w nią osoby znają parametry zadania.
Jest to przykład zyskania szerszej perspektywy dzięki uczynieniu
kroku w tył.
DOKONAĆ WŁAŚCIWEGO WYBORU
Ustalając priorytety, musisz także pamiętać, że nie wszystkie zadania
mogą zostać wykonane. Planując, rutynowo zapełniamy każdy
dzień zadaniami o różnym znaczeniu i spodziewamy się, że uda
nam się je w pełni zrealizować, tak byśmy mogli w ten sam sposób
rozpocząć następny dzień. Jednak zgodnie regułą 80:20, 20% pracy
przynosi 80% efektów. Pozostała część to zadania mało znaczące
lub takie, które tylko wydają się być bardzo pilne. Dlatego tak
istotne jest, by określić naprawdę ważne projekty i skupić się na
nich. Upewnij się, że zostały one zidentyfikowane i naniesione
w kalendarzu, a także że przeznaczyłeś na ich realizację odpowiednią
ilość czasu. Nie powinny one zostać pomieszane z mniej
znaczącą pracą. Pamiętaj, że masz do dyspozycji określoną ilość
energii; powinieneś więc właściwie ocenić swoje umiejętności.
Wysiłek stracony na jednoczesną realizację wielu projektów oraz
wykonanie mniej ważnych zadań to wysiłek stracony bezpowrotnie.
Musisz określić swoją właściwą pracę i skoncentrować się
na niej. Pamiętaj o słowach Konfucjusza: „Ten, który ściga dwa
króliki, nie zdoła złapać ani jednego”.
Steve Prentice Powyższy tekst jest fragmentem książki "Zapanować nad czasem. Jak efektywnie pracować, by mieć czas na wszystko" . |
Artykuły 
