|
Wrażenie, jakie chcesz wywrzeć, różni się zwykle - w zależności od tego, do kogo piszesz. W kontaktach zawodowych stawia się przeważnie na eksponowanie takich cech jak: pracowitość, uczciwość, samodzielność, kreatywność, kompetencja, właściwe podejście itp. W kontaktach prywatnych chodzi raczej o pokazanie, że jest się miłą, pomocną, przyjaźnie nastawioną osobą, że masz poczucie humoru, można na Tobie polegać itp. Niezwykle istotne jest to, by pisząc e-maila przez cały czas zdawać sobie sprawę ze swoich celów autoprezentacyjnych. To, czy przedstawisz coś w sposób A czy w sposób B być może nie będzie miało znaczenia w danej sprawie, ale zwykle wywrze odmienne wrażenie na czytającym. Kwestią praktyki jest automatyczne, podświadome formułowanie wypowiedzi w sposób spełniający cele autoprezentacyjne.
Jak pisać, by ludzie dobrze o Tobie myśleli? Przede wszystkim musisz wiedzieć, że wszystko, co pozwoli komuś lepiej myśleć o sobie samym powoduje, że coraz bardziej będzie on Cię lubił. Aby to osiągnąć: - zgadzaj się z adresatem (na ile to możliwe), - okazuj wdzięczność, - chwal (zarówno natychmiast po zaistnieniu godnej pochwały sytuacji, jak i we wspomnieniach, gdy przytaczasz jakieś wydarzenie). W każdym można znaleźć coś, co można podziwiać, co da się pochwalić. Wszyscy zachowujący się racjonalnie robią to, co w ich odczuciu jest najlepsze, więc chwaląc potwierdzasz ich własną opinię o sobie, za co zdobywasz dodatkowe „punkty”. Pisz, jak bardzo doceniasz pracę czy też postawę adresata. To niezwykle dużo daje, a nic Cię nie kosztuje. W średniowieczu i jeszcze długo później, istniał zwyczaj, że gońca przynoszącego złą wiadomość okrutnie zabijano. Dziś już nie praktykuje się tego, jednakże staraj się nie być dostarczycielem złych wiadomości. Wiadomość taka wywołuje określony stan emocjonalny, który podświadomie łączy się z Twoją osobą i szkodzi Twojemu wizerunkowi. Nie mówię tu o raporcie na temat przegranej bitwy, ale na przykład o krytyce, szczególnie tej destruktywnej, twardym nie zgadzaniu się z czyimś zdaniem i brutalnym odmawianiu. Czy to oznacza, że musisz zawsze się zgadzać? Oczywiście, że nie. Chodzi o to, by - jak w aikido – zejść z linii ataku, przechwycić atakującą kończynę i, przy minimalnym wkładzie siły, skierować ją tam, gdzie chcemy. Do tego celu możesz wykorzystać, np. takie zdanie: „Ma pan rację, że[…], ale czy zauważa pan, że[…]”. Dodatkowo, taka konstrukcja pozwala Ci przemycić coś, co jest nie do końca oczywiste - jako oczywiste. Nie pytasz, czy to prawda, że X, a czy zauważa, że X. W związku z tym człowiek nie koncentruje się na zweryfikowaniu prawdziwości iksa, a jedynie na zweryfikowaniu tego, czy go zauważa. Zgodzenie się w pewnym punkcie z opinią rozmówcy jest konieczne do nawiązania dialogu. Jakoś przecież musisz tę „atakującą Cię kończynę” chwycić... Zresztą, jak już powiedziałem, ludzie zachowują się tak, jak im się wydaje, że jest najlepiej. Zwykle mają swoje racje, czasem zupełnie obiektywne. Umiejętność ich dostrzeżenia przyniesie Ci wiele korzyści. Poprzez zgodzenie się w jakimś punkcie wywołujesz u odbiorcy uczucie ulgi – „uff, mój przekaz został zrozumiany”, „on widzi moje racje”. Następnie przechodzisz do ofensywy... bez ofensywy. Chodzi o to, by w sposób pośredni podważyć jakieś wątpliwe opinie, pokazać inne podejście do sprawy itp. Zamiast pisać „Przecież wiesz, że nie mamy na to pieniędzy” napisz „Może być ciężko przekonać szefa do Twojego pomysłu, wiesz, że mamy ostatnio problemy finansowe”. Zamiast „To głupota, na pewno się nie uda, jak mogłeś w ogóle coś takiego wymyślić?!”, napisz: „Co planujesz w przypadku, gdy mimo Twoich starań to się nie uda?” lub „Jeśli ktoś zapytałby Cię co będzie, jeśli się nie uda, to co byś mu odpowiedział?” bądź „Jak zareagujesz, gdy Marek powie, że to nie przejdzie?”. Generalnie trzymaj się zasady, by wszelkie wątpliwości i krytykę formułować w sposób pośredni, aby nie została skojarzona z Twoją osobą. Dlaczego to takie ważne? Analogicznie do sytuacji, w której mówienie rzeczy pozytywnych zwiększa czyjeś dobre zdanie o samym sobie, krytyka i negatywne reakcje podkopują poczucie pewności i własnej wartości. I za to płaci swoim wizerunkiem w oczach danej osoby ten, kto tę krytykę stosuje. Jestem pewien, że nie jest to dla Ciebie nic nowego, prawdopodobnie inaczej reagujesz na to samo głupie stwierdzenie, gdy padnie z ust osoby, której nie lubisz, niż tej, którą lubisz, prawda? Więc wiesz już, jak to robić. To tak jak w szkole – uczeń mający dobrą opinię w oczach nauczyciela zostanie zwykle inaczej potraktowany za jakieś drobne wykroczenie („na pewno nie mógł odrobić tego zadania, bo coś ważnego się stało”, „to wypadek przy pracy”, „uczył się, ale ma zły dzień”) niż uczeń mający złą opinię („znów imprezował zamiast się uczyć”, „skąd ma to wiedzieć, jak znów był na wagarach”, „nie wie, bo znów przeszkadzał mi całą lekcję”) za analogiczne przewinienie. Staraj się zawsze traktować ludzi, jakby byli tymi dobrymi uczniami, a będą Cię dobrze postrzegać. Poza powyższymi wskazówkami odnoszącymi się do kreowania wizerunku, chcę zwrócić Twoją uwagę na jeszcze jedną sprawę, mianowicie na sprawdzanie się nawet w małych sprawach. W przypadku e-maili to szczególnie ważne – często całą wiedzą na Twój temat, jaką dysponuje odbiorca są tylko listy elektroniczne. Dzięki temu, jeśli zawiedziesz w sprawie małej, automatycznie otrzymasz opinię osoby, na której nie do końca można polegać. Jednakże, jeśli pokażesz, że można na Ciebie liczyć i że się sprawdzisz, gdy chodzi o coś małego, masz automatycznie przeciwną opinię (a przynajmniej nie ma przesłanek, by sądzić, że przy większej/ważniejszej sprawie zachowasz się mniej profesjonalnie). O czym dokładnie jest tu mowa? Jeśli obiecasz komuś, że wyślesz mu e-maila w piątek, wyślij w piątek. Jeśli powiesz, że zrobisz czegoś 10, zrób 10. Spełniaj to, co obiecujesz – zyskasz opinię osoby zorganizowanej, odpowiedzialnej, pewnej. Możesz to wykorzystać nawet, gdy nie ma jakichś specjalnych okoliczności do składania obietnic. Napisz, że przedstawisz swoje stanowisko we wtorek, że będziesz pamiętać o wysłaniu komuś elektronicznej kartki na urodziny itp. Możesz samodzielnie kreować jakieś takie miniaturowe zobowiązania. Kiedy ta osoba rzeczywiście znajdzie w swojej skrzynce kartkę z życzeniami w dniu swoich urodzin pomyśli – „ten to obiecuje i dotrzymuje słowa”, „odpowiedzialny człowiek”. Nie powinieneś mieć problemów z zaufaniem ze strony tej osoby w przyszłości. Jeśli zdarzy się, że z jakichś powodów nie możesz dotrzymać danego słowa, napisz o tym do osoby, której coś obiecałeś, jak tylko stwierdzisz taki stan rzeczy. Najgorzej jest zwlekać i w ostatnim momencie - kiedy ktoś liczy, że za chwilę np. doślesz artykuł do aktualnego wydania gazety - powiadamiać go, że nie doślesz. Daj adresatowi szansę na przygotowanie planu B lub po prostu szybsze zorientowanie się w zaistniałej sytuacji. Wywieranie wpływu nie kończy się w momencie podjęcia przez kogoś korzystnej dla Ciebie decyzji – pamiętaj jeszcze, by PODZIĘKOWAĆ. To naprawdę ważne z punktu widzenia wywierania wrażenia. Dziękuj, za co tylko się da – to wytwarza w ludziach pragnienie dalszej współpracy z Tobą, zwiększa ich poczucie własnej wartości, potwierdza, że decyzje, które podjęli były słuszne. Dodam jeszcze bardzo ważne ostrzeżenie: nie obrażaj ludzi przez e-mail!!! Pod żadnym pozorem nie pisz komuś, że do niczego się nie nadaje, że nie jest nic wart itp. Wiem, że łatwo się pisze różne rzeczy i generalnie jest tendencja do bycia bardziej szczerym w mediach elektronicznych niż w rozmowie twarzą w twarz. To normalne i niech Ci dobrze służy, gdy prawisz ludziom komplementy. Jednakże obrażanie, wyzywanie przez e-maile, nie tylko przekreśli Cię w oczach odbiorcy, ale także może poważnie zaszkodzić Ci, jeśli dostanie się w niepowołane ręce. Poza tym, to, co jest napisane może być traktowane jako pewien rodzaj dokumentu – ma znacznie większą moc niż słowa, które wypowiadasz w rozmowie. Wyobraź sobie, że Twój e-mail z wyzwiskami skierowanymi do współpracownika trafia do szefa. To niemożliwe? Nie, to dwa kliknięcia... Nie pisz rzeczy, które wprawiłyby Cię w zakłopotanie w normalnej rozmowie, szczególnie, jeśli jest to coś jednoznacznie negatywnego. Takie wykroczenie ciężko jest potem naprawić – co wysłane, jest wysłane, nie można tego cofnąć, edytować itp. Podsumowując – daj ludziom powody, by Cię lubili, nie pozwól skojarzyć swojej osoby z destrukcyjną krytyką, pokaż im się ze strony, z której chcesz się pokazać. Sebastian Schabowski Powyższy tekst jest fragmentem ebooka "Potęga jednego e-maila", którego opis znajdziesz tutaj . |
Artykuły 
